Om te weet deur te meet, is nie
meer genoeg nie

‘n Produsent is deesdae nie net meer ’n persoon wat ’n aantal kommoditeite verbou nie. Hy het vandag heelwat meer ysters in die vuur en omstandighede wat soms ingewikkeld en landbou-onvriendelik is, vergemaklik glad nie die situasie nie.

Die produsent moet ten alle tye (goed of swak) ’n finansiële bestuurder van sy onderneming wees. Hy moet daagliks belangrike besluite oor die toekoms van sy boerdery neem en sal nie die mas opkom as hy nie kragte met sy medeprodusente saamsnoer nie.

Breë spektrum
As finansiële bestuurder van die onderneming moet hy heeltyd ’n breë spektrum van aspekte in ag neem tydens die besluitnemingsproses, byvoorbeeld die vergelyking en allokasie van alle hulpbronne in die boerdery-onderneming, nieboerdery-aktiwiteite, beleggings buite die boerdery, risiko’s binne en buite die boerdery asook personeelbestuur.

Enige besluit wat die produsent neem, gaan ’n finansiële impak op die boerdery hê – hetsy positief of negatief. Die impak kan ook kort- of langtermyn van aard wees. Talle boerderye het al ten gronde gegaan as gevolg van verkeerde besluite wat geneem is op grond van onvoldoende en foutiewe bestuursinligting.

Doelwitte
Finansiële besluite en langtermynbeplanning in die boerdery behels onder meer die stel van doelwitte, die groei van die balansstaat asook die verhoging in die opbrengs op totale en eie kapitaal. Die doelwitte kan slegs bereik word as die produsent toegang het tot die korrekte en akkurate finansiële inligting wat tydig beskikbaar is.

Maar waar en hoe kan akkurate bestuursinligting vir die besluitneming bekom word? Daar is vandag soveel inligting wat beskikbaar is deur van die internet gebruik te maak. Die vraag is egter of laasgenoemde inligting altyd van toepassing op die produsent se omgewing en omstandighede is?

Finansiële state
Die beginpunt van korrekte en akkurate bestuursinligting van die boerdery is op die plaas self en nie by die ouditeur/rekenmeester of die internet nie. Die doel van die finansiële state wat jaarliks verkry word by die rekenmeester/ouditeur is om inkomstebelastingberekeninge te vergemaklik en om kredietaansoeke te ondersteun.

Inligting wat uit die finansiële state verkry word, is die mees basiese vorm van inligting wat beskikbaar is. Alhoewel koste-items soos saad, kunsmis, chemiese beheer, veearts- en voerkoste aangetoon word, kan dit net vergelyk word met die vorige jaar se finansiële inligting. Van dié inligting af kan nie werklik akkurate besluite geneem word nie.

Hierdie stelling word met die volgende voorbeeld toegelig.

Voorbeeld
’n Uittreksel uit ’n onderneming se inkomstestaat toon aan dat die kunsmisuitgawes vir die 2018/2019-finansiële jaar R2 100 000 beloop. Die staat toon dat in die vorige finansiële jaar R880 000 aan kunsmis spandeer is.

Die eerste afleiding wat gemaak word, is dat die uitgawe gedurende die afgelope jaar met meer as 100% gestyg het. Wat egter nie aangetoon word nie, is dat R800 000 se kunsmis op 28 Februarie 2019 in voorraad vir die 2019/2020-seisoen was en dat ’n addisionele 100 ha graangewasse gedurende die huidige seisoen verbou is.

Indien die werklike koste egter op ’n per hektaar-basis bereken word, beteken dit dat die koste gestyg het van R2 200/ha na R2 600/ha – ’n styging van 18%.

Vir die produsent om die regte besluite te neem, is meer as finansiële inligting nodig. Hy benodig tot op vertakkingsvlak inligting om besluite te kan neem. Saadkoste vir ’n spesifieke vertakking of voerkoste vir ’n lewendehawevertakking begin nou ’n kardinale rol speel. Dit is wanneer hy waardevolle besluite kan neem en begin om die boerdery ’n topbelegging te maak.

’n Opsomming van die belangrikste inkomste- en uitgawe-items vir droëlandmielies word in Tabel 1 aangetoon. Die ontleding sluit alle direk toedeelbare kostes sowel as ’n gedeelde vaste koste in. Laasgenoemde koste kan volgens verskeie metodieke aan ’n vertakking geallokeer word.

Vergelyk met soortgelyke ondernemings
Dit is baie belangrik om ’n boerdery tot op vertakkingsvlak te vergelyk met ander soortgelyke ondernemings binne dieselfde omgewing. ’n Burogroep is een van die geskikste opsies om te gebruik om vergelykende (benchmark) inligting te bekom, uit te ruil en te gebruik.

Só ’n burogroep bestaan uit ’n groep produsente binne ’n relatief homogene boerderygebied waar dieselfde natuurlike hulpbronne beskikbaar is. Die burogroep het ’n gemeenskaplike soeke na oplos­sings en kan deur vergelyking met mekaar, antwoorde vir hul boer­derye se onbeantwoorde vrae verkry.

Weens die gespesialiseerdheid en situasiespesifiekheid van elke boerderyvertakking en -gebied het die behoefte aan buro­groepe al hoe meer toegeneem en vind daar steeds groei in getalle plaas. Met ’n groterwordende groep deelnemers aan ’n burogroep word meer finansiële data ingesamel en is die groepgemiddeld ook meer relevant.

Die voordele van so ’n burogroep sluit die volgende in:

• Waar kragte saamgespan word, kan probleme en oplossings in die boerdery-omgewing makliker opgelos word.
• Die ontginning van eenvormige, vergelykbare maatstawwe wat tegniese en finansiële syfers insluit. Met die beskikbare maatstawwe word individuele boerderye se prestasie vergelyk en geëvalueer en aanpassings kan gemaak word.
• Die uitruil van praktiese ondervinding en hoe dit die finansiële syfers kan beïnvloed. Dit wil sê sogenaamde “skoolgeld” kan verlaag word binne ’n vertakking as dit reeds gedoen is deur die mededeelnemers aan die buro.
• Verbetering van produktiwiteit in die boerdery-omgewing wat bewerkstellig kan word deur die bymekaar bring van finansiële syfers, kennis, ondervinding, vaardigheid en vermoëns.
• Weens die saamsnoer van kragte kan probleme makliker geïdentifiseer word en daar kan saam oplossings vir die probleem gevind word. Daar is gewoonlik meer as een persoon wat sukkel met dieselfde probleem.
• Om maandeliks of tweemaandeliks saam met ’n kundige deur die finansiële syfers te werk, beteken dat probleme baie vinniger geïdentifiseer kan word. (Sommige burogroepe kom net jaarliks bymekaar en die finansiële data is dan baie minder betroubaar.)

Daar is wel ook uitdagings wat die burogroeplede in die gesig staar, soos byvoorbeeld:

• Samewerking tussen die deelnemers kan uitdagend wees.
• Die deelname van groeplede is nie altyd ewe goed nie.
• Groepgroottes is soms ’n probleem.
• Bydraes van die deelnemers aan groepaktiwiteite pla soms (data word nie altyd tot op vertakkingsvlak verskaf nie).
• Betrekking van die breë gemeenskap is soms ’n uitdaging.
• Die deelname van die deelnemers is nie altyd konstant nie.

Doeltreffende finansiële bestuur vereis die toepas van gesonde besigheidspraktyke wat insluit die effektiewe aanwending van en beheer oor fondse in die onderneming. ’n Goeie, intydse rekordstelsel sal die nodige bestuursinligting verskaf om die finansiële sukses en vooruitgang (al dan nie) van die boerdery te bepaal, asook vir toekomsbeplanning.

Prestasie kan slegs bepaal en gemeet word deur die finansiële jaarstate van die boerdery-ondernemings oor tyd te ontleed en die resultate teen eie historiese prestasie, bewese ervaringsnorme en die prestasie van vergelykende boerdery-eenhede te evalueer.

Finansiële data verkry vir verwerking vanaf VKB Landbou Bestuursburo. Kontak Jaco Heckroodt by Jacoh@vkb.co.za en 058 863 8215 of Conrad Badenhorst by Conradb@vkb.co.za en 087 358 8835 vir meer inligting.