August 2015
NICO HAWKINS, hoofbestuurder: Suid-Afrikaanse Graan Inligtingsdiens
Navrae word gereeld gerig oor die betroubaarheid van die fisiese voorraadvlakke van graan en oliesade soos dit maandeliks deur die Suid-Afrikaanse Graan Inligtingsdiens (SAGIS) gerapporteer word en markdeelnemers betwyfel soms SAGIS se voorrade – veral wanneer hulle aankope wil maak, maar nie beskikbare voorraad gemaklik kan bekom nie.
SAGIS besef die belang van deursigtigheid in die mark en dat korrekte inligting noodsaaklik is vir besluitneming deur alle rolspelers in die graan- en oliesademarkte. Vir hierdie rede word verskeie interne en eksterne kontroles konsekwent en op ‘n deurlopende basis deur SAGIS se personeel uitgevoer om te verseker dat inligting vanaf medewerkers ontvang, korrek is en korrek deur SAGIS gerapporteer word.
Wat die voorraadsyfers betref, is dit belangrik om te onthou:
- SAGIS publiseer die totale massa onverwerkte voorraad aan die einde van ‘n maand, ongeag aan wie dit behoort.
- SAGIS publiseer voorraadsyfers teen ongeveer die 25ste van die volgende maand. Dit beteken dat heelwat van die voorraad intussen van eienaar kon verwissel het.
- Gerapporteerde voorraad sluit die fisiese voorraad in kommersiële strukture (verwerkers, opbergers en hawe-silo’s) en die voorraad in transito aan die einde van elke maand in.
- Voorraad op plase (ongeag of die produsent dit later in die kommersiële mark wil lewer of op die plaas gaan aanwend) is nie ingesluit by SAGIS se voorraadsyfer nie, tensy die produsent geregistreer is as ‘n kommersiële opberger (opberg teen betaling), verwerker of uitvoerder (dan word sy fasiliteite as ‘n kommersiële struktuur geag).
Die totale onaangewende of onverwerkte voorraad wat in die land teenwoordig is, word dus op die laaste dag van ‘n maand gepubliseer, ongeag aan wie dit behoort en of dit reeds gekontrakteer is.
Aksies om die korrektheid van voorrade soos gepubliseer te verseker
Interne kontroles
SAGIS beskik oor ‘n gesofistikeerde rekenaarstelsel, wat:
- Verskeie toetse uitvoer wanneer ‘n opgawe op die stelsel verwerk word. (Byvoorbeeld: Is die vorige maand se opgawe vasgelê?; beginvoorraad is die vorige maand se eindvoorraad?; eindvoorraad is die som van die beweging van graan in die res van die opgawe?; firma- en perseelnommers is geldige nommers?)
- Verslae word opgestel wat die personeel help om foute en afwykings vinnig te identifiseer vir opvolg. (Byvoorbeeld: Vergelyk B se ontvangstes vanaf A met A se versendings na B?)
Eksterne kontroles
Inligting van eksterne bronne (soos SAID, PPECB, Portnet en Spoornet) word gebruik om SAGIS se inligting teen te meet.
Oudit-inspeksies
SAGIS se ouditinspekteurs speel ‘n belangrike rol deurdat hulle die betroubaarheid van die inligting onafhanklik en fisies op die perseel meet. Hulle aktiwiteite sluit onder andere in:
Fisiese voorraadopnames
Tydens die opnames word alle persele van ‘n medewerker besoek en word alle heelgraan in voorraad gemeet (bepaal volume van opbergfasiliteite – meestal bekombaar vanaf ingenieursplanne en fisiese meting van volume van die tonnemaat voorhande). Die tonnemaat in voorraad word vergelyk met die medewerkers se boekvoorraad en dít wat op die opgawes verklaar is.
Die inspekteurs se doelwit is om medewerkers wat tot 90% van alle inligting verskaf, ten minste elke twee jaar te besoek en voorraad fisies te neem. Die res van die medewerkers word ten minste elke jaar besoek.
Oudit van brondokumente en rekords
Brondokumente word op steekproefbasis getrek en deurgevolg na die opgawe om die redelike akkuraatheid en volledigheid van die opgawe te bepaal.
Ofskoon inspeksies gereeld vind dat verstellings aan die opgawes wat verskaf is nodig is, is dit nietige verstellings wat feitlik geen effek het op SAGIS se reeds gepubliseerde inligting nie.
Publication: August 2015
Section: Relevant
