FAMILIEBOERDERY – dink só oor finansies

Families wat saam boer is deel van ons erfenis. Sommige bystanders assosieer familieboerdery met ’n sakemodel uit die oude doos wat irrelevant is in die moderne samelewing. Vir persone wat deel is/was van ’n familieboerdery is dit dalk ’n herinnering van konflik, verlore drome of ’n ideaal wat hulle najaag.

Een van die knelpunte wat al menige familieboerdery laat struikel het, is die bestuur, wanbestuur of gebrek aan finansies. Wanneer dit by geldsake kom, is dit een van die onderwerpe waaroor niemand openlik wil praat nie, maar waaroor almal gedurig dink. In die huidige ekonomiese en omgewingsomstandighede kan ’n mens wonder of ’n familieboerdery die spreekwoordelike wa deur die drif gaan trek.

In ’n wêreldwye studie gedoen deur Miroshnychenko et al. (2024) is gevind dat familiebesighede beter finansiële resultate behaal het tydens die Covid 19-pandemie as niefamiliebesighede in dieselfde omstandighede. Die effek van die beter finansiële resultate kon duidelik gesien word waar familie nou betrokke is in die bestuur en eienaarskap van die besighede. Die studie dui aan dat familiebetrokkenheid in ’n besigheid kan lei tot beter finansiële resultate ten spyte van ongunstige eksterne faktore in vergelyking met besighede wat nie deur families bestuur en besit word nie.

Hoewel elke boerdery en familie die finansiële aspek van hul besigheid uniek hanteer, is daar gesonde beginsels wat gevolg kan word om die boerdery se finansies op ’n verantwoordelike wyse te benader.

Opstel van ’n begroting
Die opstel van ’n begroting vir die boerdery is uiters belangrik, want dit stel die eienaars in kennis hoe die fondse gaan in- en uitvloei uit die besigheid en of daar surplusse of tekorte gaan ontstaan. ’n Begroting kan dien as bestuursgereedskap wat alle bestuurslede se finansiële besluite rig. Elke bestuurder of familielid wat met die boerdery se finansies werk, meet die besluit eers aan die goedgekeurde begroting. Indien dit wel bespreek is en in die begroting ingesluit is, kan die persoon die fondse aanwend.

Dit help dat daar nie vir elke besluit rakende finansies ’n aparte vergadering gehou hoef te word nie, maar dat daar ook nie geld uitgegee word waarvoor daar nie voorsiening gemaak is nie. Die begroting dien as die handleiding oor waarvoor geld aangewend mag word en waarvoor nie, asook wat die inkomstedoelwitte is wat deur elke vertakking behaal moet word.

’n Belangrike beginsel by die opstel en bestuur van ’n begroting behels dat die regte persone reeds vanaf die opstel van die begroting betrokke moet wees, hul insette moet kan lewer en hul bekommernisse kan uitspreek. Niemand kan verantwoordelik gehou word om by ’n begroting te bly indien hulle geen geleentheid gehad het om insette te lewer oor die haalbaarheid daarvan nie. Sodra die begroting opgestel is, moet dit deur die eienaars en bestuur van die boerdery goedgekeur en onderteken word sodat almal deur dieselfde maatstaf gelei word.

Onderskeid tussen boerdery en persoonlik
Vanuit die staanspoor moet daar onderskeid getref word tussen die boerdery se finansies en persoonlike finansies. Baie boerderye het as eenmansake begin en daar was geen onderskeid tussen persoonlike en boerdery­finansies nie, aangesien alle transaksies in ’n persoonlike naam plaasgevind het. Soos boerderye en families egter groei, is die onderskeid noodsaaklik. Die boerdery moet voorsiening maak vir salarisse, direkteursfooie en wins­deling wat uitgekeer word aan die eienaars en werknemers van die boerdery. Die familielede (hetsy eienaars of werknemers) het sodoende sekerheid oor watter fondse tot hul beskikking is vir persoonlike uitgawes.

Wanneer daar geen onderskeid getref word tussen boerdery- en persoonlike finansies nie, is daar onsekerheid en is dit moeilik vir gesinne binne die familie­boerdery om besluite te neem rakende finansies.

Besluitneming oor finansies en bankrekeninge
Wie het die reg om die bankrekeninge te sien, betalings te maak en die rekeninge te bestuur? Hoe word beta­lings goedgekeur? Wanneer kan die kinders betrek word by finansiële gesprekke? Antwoorde op hierdie vrae moet deurdink en bespreek word. ’n Goeie beginsel is om ’n riglyn te stel wanneer eienaars, familielede of bestuur besluite oor finansies mag neem en wat elkeen se rol en verantwoordelikheid behels. Dit sal in dieselfde tyd wees wat hulle betrokke raak by die opstel en bestuur van die begroting. Elke persoon wat besluite mag neem oor die boerdery se finansies, moet aanspreeklik gehou word en verantwoording doen teenoor die res van die eienaars, bestuur en/of familielede.

Die regsentiteit waarin die boerdery bestuur word (maatskappy, trust, eenmansaak of beslote korporasie) beïnvloed ook die besluitnemingsreg.

Elke persoon het ’n behoefte om iewers besluitneming oor finansies uit te oefen. Begin dus deur vir elke persoon ’n persoonlike bankrekening oop te maak waaroor hulle volle besluitneming kan uitoefen. Wanneer kinders trou en hul eie gesinne het, is dit ook die finansies en bankrekeninge waaroor die besigheid nie seggenskap het nie en waar gesonde grense ingestel kan word om die boerdery en die verskeie gesinne se persoonlike finansies effektief te bestuur.

Vanuit ’n kredietoogpunt is dit verder goed om ’n persoonlike portefeulje op te bou wat nie direk aan die boerdery gekoppel is nie. In die geval waar die boerdery tot niet gaan, kan die gesin(ne) alternatiewe planne beraam of hul kredietwaardigheid in ’n persoonlike hoedanigheid bestuur.

Rekordhouding
Alle produsente is welbekend met die gesegde van “om te meet is om te weet” en dié beginsel is ook van toepassing op die boerdery se finansies. Dit is onmoontlik om ’n boerdery se finansies te bestuur indien daar nie tydige en akkurate rekordhouding toegepas word nie. Jaarlikse finansiële state wat deur die rekenmeesters opgestel word, speel ’n belangrike rol en is ’n vereiste, maar kan nie gebruik word om daaglikse, weeklikse en seisoenale finansiële bestuur toe te pas nie. Die besigheid moet elke maand bestuursyfers opstel wat aan die familie, eie­naars en bestuur gesirkuleer word. Die werklike uitgawes moet teenoor begrote syfers vergelyk word om te sien waar die afwykings was sodat regstellings gemaak kan word in die volgende periode.

Elke familielid, bestuurder en eienaar van die familieboerdery moet rekords hou van die afdeling waarvoor hy/sy verantwoordelik is sodat almal teenoor mekaar verantwoordbaar kan wees. Die afwykings tussen die begrote en werklike syfers is die besprekingspunte tydens ’n bestuurs- of finansiële vergadering.

Bestuur van verwagtinge
Familielede wat tot die boerdery toetree se verwagtinge moet van die eerste gesprekke rakende toetrede be­stuur word. Dit gebeur so gereeld dat seuns plaas toe kom onder die vaandel van “geen/minimum salaris” met byvoordele soos verblyf, etes en ’n voertuig, met ’n verwagting van eienaarskap en ’n groter pakket in die toekoms. Verwagtinge wat nie bestuur word nie, lei tot teleurstelling, konflik en verbrokkeling van verhoudinge op lang termyn. Vanuit die staanspoor moet gesprekke oor vergoedingspakkette en toekomstige uitkerings uit die boerdery duidelik uiteengesit word.

Gesprekke rakende uittrede/aftrede uit die boer­dery en voorsiening daarvoor moet ook duidelik uit­eengesit word. Daar is min boerderye wat oor die finansiële vermoëns beskik om vir meer as een geslag ’n uittrede vanuit boerderybates te voorsien. Die meeste van die tyd moet die intreegeslag vir hul eie aftrede voorsiening maak uit die vergoedingspakket of hul persoonlike beleggingsportefeulje.

Die impak wat die afsterwe van familielede of eienaars op die boerdery se voortbestaan kan hê, moet vroegtydig bepaal word. Bespreking daarvan is noodsaaklik, veral vir die familielede wat afhanklik is van die boerdery vir finansiële voorsiening. Verwagtinge van familielede wat nie by die boerdery betrokke is nie sowel as familielede wat in die boerdery werk, moet bestuur word en voorsiening moet sover moontlik gemaak word om die impak op die boerdery te beperk.

Deursigtigheid en verantwoordbaarheid
Baie konflik en binnegevegte het al in familieboerderye ontstaan weens onsekerheid en agterdog. Wanneer eienaars, familielede of bestuur nie heeltemal ingelig is oor die finansies van die boerdery nie en hulle sukkel om antwoorde op gestelde vrae te kry, lei dit tot onsekerheid, agterdog en wantroue. Die persoon wat verantwoordelik is vir die finansiële bestuur van die boerdery moet dit op ’n deursigtige en verantwoordbare wyse doen. Dit is beter om gereeld verslae aan almal te sirkuleer en oor die tekorte of afwykings te praat soos dit gebeur as wat dit is om maande en jare later oor die akkuraatheid en wyse van verslagdoening te stry omdat niemand die syfers vertrou nie.

Hanteer die finansiële rekordhouding op ’n manier waar die verslagdoening eenvoudig en opsommend is, maar wat in staat is om in besonderhede van transaksies in te delf wanneer daar vrae oor sekere bedrae ontstaan.

Raad van adviseurs
Die finansiële bestuur van enige boerdery is glad nie ’n maklike taak nie. Die bestuur van ’n familieboerdery, waar daar heelwat partye betrokke is, is geen uitsondering nie. Daar moet terselfdertyd aan soveel verskillende aspekte aandag gegee word, dat dit onmoontlik is om dit as produsent en bestuurder alleen aan te pak. Kies kundige, professionele mense om deel uit te maak van die boerdery se raad van adviseurs. Die raad kan bestaan uit ’n rekenmeester, finansiële adviseur, prokureur, landboukundige en landbou-ekonoom, afhangende van die aard van die boerdery.

’n Raad van onafhanklike adviseurs bring diepte in die besigheid en kan die familie ondersteun in die fasilitering van moeilike gesprekke en met goeie inligting om ingewikkelde besluite te neem.

Moenie toelaat dat finansies ’n familieboerdery se meulsteen om die nek is nie – bestuur dit op ’n wyse wat die boerdery in staat stel om moeilike tye deur te gaan en aan die ander kant uit te kom weens die familie se noue betrokkenheid en toewyding. Daar is heelwat faktore wat buite die bestuur se beheer is, maar die be­stuur en hantering van finansies is nie een daarvan nie. Neem beheer en bestuur dit vir ’n welvarende toekoms vir die boerdery en die familie.

Bron
Miroshnychenko, I, Vocalelli, G, De Massis, A, Grassi, S & Ravazzolo, F. 2024.
The COVID-19 pandemic and family business performance. Small Business Economics, 62(1), pp 213 – 241.