Wanneer familie saam boer

Deel 4 – Hoe meer, hoe moeiliker

Hoe meer familielede deel raak van ’n familieboerdery, hoe groter raak die kompleksiteit betreffende die bestuur daarvan. In hierdie aflewering van die reeks oor familieboerderye word op die bestuur van so ’n boerdery gefokus en word ook gekyk na die opstel van ’n familiegrondwet en hantering van verskille.

Hierdie onderwerp lê vir Yolandi Kruger, direkteur en landbou-adviseur by Dunamus Agri Advisory, en dr Johan Beukes, direkteur van Authentic Living Learning, na aan die hart. Hulle het verlede jaar ook die “Families wat Floreer”-webinaar hieroor aangebied.

Kompleks
Kruger en dr Beukes verwys na die Drie Sirkel-model (Figuur 1) wat in 1978 deur John Davies en Renato Taguiri ontwikkel is om familie-ondernemings beter te begryp. Dit bied insig oor hoe om die bestuur van ’n familieboerdery te benader.

Volgens dié model is daar drie interafhanklike groepe in ’n familie-onderneming – die familie, die eienaars en die werknemers. Uit die model is dit duidelik dat daar sewe belangegroepe is wat elk ’n verbintenis met die familie-onderneming het.

1. Eienaar wat nie familie of ’n werknemer is nie.
2. Eienaar wat wel deel van die familie is, maar nie ’n werknemer is nie.
3. Eienaar wat deel van die familie is en ook as werknemer in diens van die boerdery is.
4. Eienaars wat nie deel van die familie is nie, maar in diens van die boerdery is.
5. Familie (aangetroudes en afstammelinge) wat nie eienaarskap het nie en ook nie betrokke by die boerdery is nie.
6. Familie wat as werknemers in diens is, maar nie eienaars is nie.
7. Werknemers wat nie familie of eienaars is nie.

Elk van die belangegroepe het unieke uitgangspunte, doelwitte, bekommernisse en dinamika. Waar die sirkels oorvleuel, is gebiede waar verwarring van rolle en verantwoordelikhede kan ontstaan.

Geen belangegroep se uitgangspunt mag belangriker wees as dié van ’n ander nie. Uitgangspunte behoort geïntegreer te word om die rigting van die familieboerdery te bepaal, aangesien die langtermynsukses van die boerdery afhang van die suksesvolle bestuur van die groepe.

Grondwet
Een van die beste maniere om die verhouding tussen die familie, eienaars en werknemers te bestuur, is ’n grondwet. Hierdie familie-ondernemingsgrondwet is volgens die boek Familieboerderye in Suid-Afrika – deur Elmarie Venter, Theo Vorster en George Robertson – die reëls van die familieboerdery. “Daarsonder sal misverstande en konflik voorkom. So word sensitiewe aspekte van al drie substelsels, asook aspekte wat aktiewe en nie-aktiewe familielede raak, op ’n deursigtige en sensitiewe wyse hanteer.”

Die grondwet hanteer onderwerpe soos die boerdery se visie, missie, doelstellingsriglyne vir kommunikasie, die werking van die familieforum, aandeelhouding, leierskap en bestuursopvolging. Dit behoort in geskrewe vorm te wees en moet gereeld bespreek en hersien word.

Faktore wat tydens die opstel van ’n familiegrondwet in ge­dagte gehou behoort te word, is die volgende:

• Bestuursfilosofie: Hierdie punt handel oor etiek en familiewaardes, bestuurstyle en -strukture en hanteer ook die gedragskode.
• Familieposte: Dit bepaal wie word as familie beskou en stel kriteria vir die aanstel van familie in die onderneming en dissiplinêre stappe op.
• Leierskap en opvolging: Hier word besluit oor kriteria waaraan die uitvoerende bestuurder moet voldoen en wie hom/haar moet aanstel.
• Aandeelhouding: Dit handel oor wie aandele mag besit en aan wie dit verkoop mag word.
• Adviesraad: Hier gaan dit oor wie op die direksie mag dien, hoe stemmery moet verloop en hoe besluite geneem word.
• Doeltreffende kommunikasie: Dit gaan oor hoe kommunikasie rakende die operasionele, strategiese en familiebesluit­neming hanteer moet word.
• Entrepreneurskap en toekomstige sukses: Hierdie punt handel daaroor of voldoende stelsels in plek is om te verseker dat welvaart oor geslagte heen geskep word en hoe om kennis van een geslag na die volgende oor te dra.

Kommunikasie
Kruger en dr Beukes meen dat ondoeltreffende kommunikasie een van die grootste struikelblokke en terselfdertyd ook die grootste bron van konflik in ’n familieboerdery is.

Hulle maan dat die familie gereeld moet vergader om be­langrike sake, soos bestuurs- en eienaarsopvolging wat die familie en boerdery raak, te bespreek. “Die meeste konflik is gesetel in gebrekkige kommunikasie, misbelynde verwagtinge en misverstande.”

Dit is goeie praktyk om gereeld vergaderings met familie, trustees en bestuur te hou waar al die belangegroepe die geleentheid kry om menings te lug of kwessies onder bestuur, eienaars of familie se aandag te bring.

Hierdie vergaderings behoort behoorlik genotuleer te word sodat dit in die toekoms as verwysing kan dien.

Yolandi Kruger en dr Johan Beukes kan by die volgende e-posadresse gekontak word – landi@dunamus.co.za en 1johanbeukes1@gmail.com.

Wenke wat kan help om sinvol te verskil

• Luister aandagtig.
• Maak seker waar die grootste deel van die verskil lê – aan die kant van die familie of die onderneming. Familieverskille word anders as sakeverskille hanteer.
• Neem die ander persoon se intensies, agtergrond, werks­ervaring, opleiding en persoonlikheid in ag.
• Probeer agterkom wat die ware rede vir die verskil is.
• Bepaal op watter vlak die verskil lê (taak, verhouding of beginsel) – spesifieke benaderings word vir elke vlak gevolg.
• Vra om verskoning indien nodig. Werk saam met die ander persoon ’n werkbare oplossing uit wat tot voordeel van die onderneming en tot die vooruitgang van die familieverhoudinge sal strek.
• Vanweë die kompleksiteit van ’n familieonderneming en die verskillende rolspelers betrokke, is dit raadsaam om kundiges by die proses te betrek wat die konteks en belangrikheid van die onderneming en familie verstaan en op ’n objektiewe manier insette kan lewer, hetsy met die opstel van ondernemingstrukture of die opstel van die grondwet, opvolgbeplanning of konflikhantering.